home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Libris Britannia 4 / science library(b).zip / science library(b) / PROGRAMM / DB_CLIPP / 0292.ZIP / DOP.ARC / DOP.DOC next >
Text File  |  1984-12-30  |  10KB  |  254 lines
  1.  
  2.                            DOCUMENTATION FOR DOP.PRG
  3.                             DBASE II  &  DBASE III
  4.  
  5.      BY: Gary C. Arey
  6.          1030 Holland Dr.
  7.          Garland, Texas  75040
  8.  
  9.           DOP.PRG is a front end program written to make DBASE II and
  10.      DBASE III easy to use and effective for simple file management.  All
  11.      options are effected from the main menu of DOP and upon completion of
  12.      each option the user is taken back to the main menu.  Exit options are
  13.      provided for exiting to the DBASE dot prompt or to DOS.
  14.  
  15.           The program is written in two slightly different versions one for
  16.      DBASE II and the other for DBASE III.  The DBASE III version supports
  17.      additional features in DBASE III such as sorting without leaving DBASE,
  18.      obtaining a DIR of files on the default drive and some differences in
  19.      the way the Report Forms are handled.
  20.  
  21.      Section 1:  THE MAIN MENU
  22.  
  23.           The DOP.PRG menu for DBASE II is shown below:
  24.  
  25.  
  26.                           DBASE II OPERATIONS MENU
  27.                           ========================
  28.  
  29.               The Current .DBF File Now in Use is :  ________
  30.  
  31.          1> List
  32.          2> Browse                           <S> Save Current Data File
  33.          3> Edit Record                      <I> Initialize Data File
  34.          4> Search Character Field           <E> Erase Data File
  35.          5> Search Numeric Field             <C> Create .DBF
  36.          6> Append (Add Records)             <N> Change Database
  37.          7> Mark to Delete                   <D> Delete (Pack)
  38.          8> Report to Screen                 <P> Report Print
  39.          9> View Structure                   <F> View Files
  40.          X> Exit to DBASE . Prompt           <Q> Quit to DOS
  41.  
  42.  
  43.           The DOP.PRG menu for DBASE III is as follows:
  44.  
  45.  
  46.                          DBASE III OPERATIONS MENU
  47.                          =========================
  48.  
  49.               The Current .DBF File Now in Use is :  ________
  50.  
  51.          1> List                             <C> Create .DBF
  52.          2> Browse                           <S> Sort File
  53.          3> Edit Record                      <E> Erase File
  54.          4> Search Character Field           <L> DIR Files on Drive
  55.          5> Search Numeric Field             <R> Create/Modify Report
  56.          6> Append (Add Records)             <N> Change Database
  57.          7> Mark to Delete                   <D> Delete (Pack)
  58.          8> Report to Screen                 <P> Report Print
  59.          9> View Structure                   <F> View Files
  60.          X> Exit to DBASE . Prompt           <Q> Quit to DOS
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66. -
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.      To select your option from the main menu simply enter the letter or
  73.      number of your choice, do not enter a return, you will be taken to
  74.      your selection by pressing the letter or number key on the main menu.
  75.  
  76.           DOP is started from inside DBASE, at the dot prompt type: DO DOP
  77.      and you will be presented with a list of the database files on the
  78.      default drive and asked to select one for current use.  After you make
  79.      your selection, the main menu will appear.  When the DOP files are
  80.      extracted from the DOP Library, they are named as follows:
  81.  
  82.               DOP.DOC - Documentation for DOP
  83.  
  84.               DOP2.PRG - The DOP Program for DBASE II
  85.  
  86.               DOP3.PRG - The DOP Program for DBASE III
  87.  
  88.           You may rename either DOP2 or DOP3 to DOP.PRG for use with the
  89.      version of DBASE that you have.  Once that is done the program will
  90.      start with the command:  DO DOP
  91.  
  92.      Section 2:  DOP COMMAND FUNCTIONS
  93.  
  94.           LIST:  This option is the DBASE List option; select the beginning
  95.      record number at the prompt and your records will list in order on the
  96.      screen until the last record in the file is listed.
  97.  
  98.           BROWSE:  Allows you to Browse the records from the beginning record
  99.      number which you select.  You may modify and edit the records as allowed
  100.      in DBASE and all the same DBASE commands for the BROWSE function apply.
  101.  
  102.           EDIT:  Places you in Edit mode at the beginning record number you
  103.      select and all DBASE Edit commands apply.
  104.  
  105.           APPEND:  Allows records to be added to the database in use.
  106.  
  107.           MARK TO DELETE:  Marks the selected record number for deletion.
  108.  
  109.           DELETE:  Deletes marked records from the database.
  110.  
  111.           VIEW STRUCTURE:  Places the field information and record information
  112.      for the current database in use on the screen.
  113.  
  114.           VIEW FILES:  Allows the names of all files of a particular type to
  115.      be viewed on the screen.  Just select the file type such as .PRG  .DBF
  116.      .FRM  or any other listed file type and DOP will display all files of
  117.      the selected type that are on the default drive to the screen.
  118.  
  119.           CREATE .DBF:  Places DBASE in the Create mode to allow a new
  120.      database to be created and then used.
  121.  
  122.           CHANGE DATABASE:  With this function you may change from the current
  123.      database to use another .DBF file and again all .DBF files on the default
  124.      drive are listed so the choice may be made.
  125.  
  126.           ERASE FILE:  Allows files to be erased from the default drive.
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132. -
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.           EXIT TO DBASE . PROMPT:  Takes you out of DOP, closes all files
  140.      in use and clears all memory variables and presents you with the DBASE
  141.      dot prompt.
  142.  
  143.           QUIT TO DOS:  Takes you out of DOP, closes all files in use and
  144.      clears all memory variables and ends the DBASE run by quitting DBASE.
  145.  
  146.  
  147.      SECTION 3:  SEARCHES
  148.  
  149.           Options 4 and 5 are the Search Options in DOP.  Option 4 conducts
  150.      a search of a CHARACTER field.  The search is a Character String Search
  151.      and will find any stated character string.  For example, suppose your
  152.      database used the field heading NAME and one of the records contained
  153.      the name  GARY AREY.  You would select option 4 and DOP would ask for
  154.      the field name you wished to search on after it showed you the field
  155.      names in the database.  You would enter NAME for the field name and
  156.      DOP would ask for the search characters.  You could enter  GARY,
  157.      GARY AREY, AREY, or even ARE and DOP would find the record or records
  158.      that match the search string.  As you can see, this search method is
  159.      very flexible.
  160.  
  161.           DOP also searches on more than one field at a time and will print
  162.      the results of a search if you answer the appropriate questions to
  163.      cause that to occur.
  164.  
  165.  
  166.      SECTION 4:  REPORT FUNCTIONS
  167.  
  168.           These functions vary slightly in the DBASE II and DBASE III versions
  169.      of DOP.
  170.  
  171.           DBASE II:  Option 8  Report to Screen executes the standard Report
  172.      function of DBASE II and allows for the creation of reports if none exist.
  173.      Option P  Report Print will print the selected number of Report Form
  174.      reports that have already been created by Option 8.
  175.  
  176.           DBASE III:  Option R allows the Creation or Modifying of DBASE
  177.      Report Forms, Option 8 allows the Reports to be displayed on the screen
  178.      and Option P provides for the printing of Reports that have been created.
  179.  
  180.  
  181.      Section 5:  DBASE II OPTIONS
  182.  
  183.           Option S  Save Current Data File - saves the database in use to a
  184.      name that you choose to give it thus allowing copies of the database
  185.      to be made with different names.
  186.  
  187.           Option I  Initialize Data File - executes the DBASE Modify Structure
  188.      command so that a file may be Initialized or emptied of all records.
  189.      WARNING!!  THIS COMMAND ERASES ALL RECORDS IN A FILE; the user is warned
  190.      of this and given an opportunity to abort the command and return to the
  191.      main menu.  Of course the structure of a file may be modified with this
  192.      command also but the file is nevertheless purged of all records.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198. -
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.           The above two options may be used in conjunction with each other to
  205.      save a file of records to another name and then initialize the original
  206.      file purging it of all records to allow for the entry of a different group
  207.      of records into the same file.  This would provide a method of keeping
  208.      data for different clients separate where the structure of the client
  209.      files is the same.
  210.  
  211.  
  212.      Section 6:  DBASE III OPTIONS
  213.  
  214.           Option L  DIR Files on DRIVE - this option executes the DBASE III
  215.      DIR Command to list files on a drive as specified.
  216.  
  217.           Option S  SORT File - executes the DBASE III SORT option and sorts
  218.      the current database in use to a temporary, copies the temporary back
  219.      onto the original file, and erases the temporary leaving only the original
  220.      database but in the new sorted order.  The SORT option for DBASE II was
  221.      not placed in DOP2 since the DBASE II program DSORT under DBASE VER. 2.41
  222.      will not execute while DBASE is running.
  223.  
  224.  
  225.      SECTION 7:  MODIFICATIONS OF DOP
  226.  
  227.           I believe that DOP provides some good and useful examples of DBASE
  228.      PROGRAM FILES and it is possible to modify DOP and add new features to
  229.      either version.  DOP can also be used on CPM machines running DBASE II.
  230.  
  231.           I do request that anyone modifying DOP rename it with a name that
  232.      shows it has been modified such as  DOPM____.PRG so that later versions
  233.      may be distinguished from my originals, and further that my name and
  234.      the heading not be removed from DOP under any circumstance.
  235.  
  236.  
  237.      Section 8:  RIGHT TO USE OF DOP - PUBLIC DOMAIN
  238.  
  239.          I have written DOP to aid users of DBASE II and III by providing
  240.                       a useful example of DBASE programming.
  241.          I HEREBY PLACE DOP2.PRG AND DOP3.PRG IN THE PUBLIC DOMAIN AS TEXT
  242.             FILES WHICH MAY BE USED AND PASSED ON TO OTHERS AS NECESSARY.
  243.  
  244.         If you find DOP useful or helpful any contributions you deem it
  245.            proper to make will be accepted for expenses incurred in
  246.                     production and distribution of DOP.
  247.  
  248.                            Gary C. Arey
  249.                            1030 Holland Dr.
  250.                            Garland, Tx.  75040
  251.  
  252.           September 2, 1984
  253. y
  254.